Dit protocol is van toepassing op alle persoonsgegevens die HBV Phoenix van haar leden verwerkt.
Iemand die lid wordt van de vereniging geeft uitdrukkelijk toestemming om zijn/haar gegevens in lijn met dit protocol te laten verwerken. In het geval van jeugdleden geven ouders hier de nadrukkelijke toestemming voor.
Aanspreekpunt
De voorzitter is aanspreekpunt aangaande dit protocol en is bereikbaar via mail: voorzitter@hbvphoenix.nl.
Persoonsgegevens die we verwerken
De contactgegevens die worden beheerd, zijn: naam, adres, woonplaats, geboortedatum, geslacht, mailadres en telefoonnummer(s). Van jeugdleden zijn dit (soms) het mailadres en het telefoonnummer van ouders.
Foto’s: pasfoto’s van leden (bij aanmelding), foto’s van wedstrijden, workshop’s e.d.
Financiële gegevens: contributiebedragen inclusief kortingen.
Verwerkingen door wie worden gedaan
Leden vullen een inschrijfformulier in. De secretaris verwerkt deze gegevens in een digitaal ledenbestand. Het inschrijfformulier wordt daarna vernietigd. Ter bescherming van je persoonsgegevens worden passende technische en organisatorische maatregelen getroffen.
Bij mutaties van het ledenbestand stuurt de secretaris het actuele bestand, via de mail, naar de overige bestuursleden.
Van de leden die het lidmaatschap opzeggen worden de gegevens maximaal 2 jaar in een archiefbestand bewaard.
Mededelingen aan alle leden over verenigingsactiviteiten of andere relevante onderwerpen vinden plaats door middel van mailwisseling door het bestuur.
De ledenlijsten wordt gebruikt voor het verzenden van nota’s door de penningmeester. Het betaalgedrag van de leden is alleen bekend bij de penningmeester en is eens per jaar, indien gewenst, ter inzage van de kascommissie.
Op schietdagen is een papieren versie van het ledenbestand aanwezig zodat, indien nodig, contact gezocht kan worden met leden; bijvoorbeeld noodgevallen of om zaken te regelen.
Leden hebben het recht hun persoonsgegevens op te vragen, in te kijken en te wijzigen.
Waar en hoe lang worden de gegevens bewaard
De secretaris beschikt (als enige) over pasfoto’s van leden. Deze worden tot maximaal 2 jaar na vertrek van een lid bewaard.
Gegevens van vertrekkende leden worden opgenomen in een archiefbestand. Gegevens van oud-leden worden eveneens maximaal 2 jaar bewaard.
Vertrekkende leden hebben het recht op het direct verwijderen van gegevens. Zij dienen dit zelf kenbaar te maken.
Op de website is voor de leden een afgeschermd deel. Hierachter staan de contactgegevens van de bestuursleden, foto’s van verenigingsactiviteiten en kunnen namen staan van leden (scores bij wedstrijden), echter zonder contactgegevens.
De leden krijgen voor, het afgeschermde deel van het bestuur een wachtwoord. Eens per jaar wordt het wachtwoord vervangen en wordt het nieuwe wachtwoord aan de leden bekend gemaakt.
Indien een lid een foto van de website gehaald wil hebben, kan hij/zij contact opnemen met de webmaster. Deze zal dan zo spoedig mogelijk de foto van de site verwijderen. De webmaster is te bereiken via mail web@hbvphoenix.nl.
Delen van gegevens met derden
Contactgegevens van leden worden nooit met anderen gedeeld, tenzij een lid daarom vraagt of vooraf toestemming geeft. Voor een externe wedstrijd worden alleen benodigde gegevens (naam, leeftijd, type boog enz.) gedeeld met de organisatie.
Voor promotiedoeleinden, zoals de website, worden foto’s gebruikt waarop leden zichtbaar zijn. Alleen foto’s van leden die hier toestemming voor gegeven hebben worden voor dit doel gebruikt.
Informeren (van aankomende) leden over het gebruik van gegevens
Op het inschrijfformulier worden de leden geïnformeerd over het protocol omgang persoonsgegevens.
Het protocol is te vinden op de website. Aankomende leden geven op een bijlage bij het inschrijfformulier aan op de hoogte te zijn van het protocol.
Wijzigingen
Dit protocol kan worden gewijzigd. Wijzigingen worden via de website bekend gemaakt. Geadviseerd wordt om dit protocol regelmatig te bekijken.
6 mei 2018